Gestión Documental

Gestión Documental:

 

Es un sistema que explicitan las operaciones y procesos presentes en todas las actividades relacionadas con la unidad administrativa de información. En otras palabras es un conjunto de actividades administrativas y tendientes a las planificaciones, manejo y organización de la documentación producida y recibida hasta que cumpla su destino final. 

Con una gestión documental, se encarga de reducir costos administrativos, lo cual facilita la radiación y digitalización de documentos, en cuanto a sus índices de captura y consulta de las necesidades de los documentos que permite gestionar la entrega  de unidades documentales en donde permite conocer oportunamente los aspectos claves para la administración de archivos como transferencias y devoluciones. En cuanto a todo consiste en promover el mayor acceso a los documentos y servicios a todo usuario de manera razonable.

Características de una Gestión Documental

• Manejo de grandes volúmenes de documentación.
• Garantía de acceso a la información más actual.
• Realiza actividades que mantiene coherente la diferencia de los demás documentos.
• Pone los documentos a disposición, ya sea en uso externo o interno de la empresa.
• Control de acceso a la información.
• Seguridad ante el acceso a los documentos y la posible pérdida de documentación.

Funcionamiento del servicio               

Ya que están tendientes a la planificación, organización y manejo de los documentos, estas grandes tareas se harán mediante el procesamiento, búsqueda, recuperación y distribución del documento para ser puesto en las manos del usuario o donde sean solicitados. La gestión Documental cuenta con las siguientes actividades:

Producción: es en donde se generan los documentos dependiendo de la funcionalidad de la empresa. De acuerdo a la producción, WINNER  SAS analiza e intensificará las necesidades de la empresa, indicando si los documentos nuevos que se producen son necesarios. Esto consiste la creación precisa del diseño del formato y documento adecuado con el desarrollo de las funciones propias de cada empresa o dependencia de la empresa. Esto se consigue mediante una correcta impresión, técnicas empleadas y determinación de los soportes documentales.

La estructura y contenido adecuado para cada documento deben realizarse de acuerdo a las normas:

·         Normas de procesos y procedimientos NTC 3393.

·         Diligenciamiento de sobres NTC 3369.

·         Resolución No 089 de 2003 reglamento para el uso de internet y correos electrónicos.

·         Elementos para informática “cartucho de disco flexible” NTC 2676.

·         Tipos de soporte. Papel y cartón NTC 4436.

Recepción: se controlan los documentos que van a ser remitidos en una institución. Es un conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe utilizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.

Distribución: Encargada de que el documento llegue a su destino. En esta pate es importante identificar adonde se dirigirá y de donde proviene el documento, como las dependencias y si son de otra empresa. La distribución se puede hacer por medio personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, paginas web, otros.

Tramite: recorrido que toma un documento desde su producción hasta cumplir una función administrativa.

Ordenación: conjunto de operaciones de clasificación, organización, descripción y otros elementos que garantizan la localización del documento.

Consulta: operación que se realiza con el fin de conocer la información del contenido de un documento.

Conservación: Es una operación que se realiza como medio preventivo para cuidar y custodiar la integridad física de los documentos sin alterar su contenido.

Disposición final: operación resultante de valoración en cualquier etapa del ciclo vital del documento. En esta parte es claro decir, si los documentos van a ser eliminados o por decisión de la empresa y funcionarios continúan como patrimonio de la empresa.