ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL:

Tiene como fin permitir la localización del acceso de la información requerida, con exactitud y oportuna, para lo cual es fundamental contar con un sistema de organización técnico y eficiente, de manera que con su aplicación, este se pueda alcanzar.

La organización técnica consiste en agrupar gran variedad de documentos que sean semejantes con caracteres comunes, de acuerdo con un plan establecido previamente el cual sea un sistema unificado y una de las características de la empresa.

Mediante el servicio de organización documental pone al favor una alternativa correctiva para sus funciones, mediante:

Clasificación: en este proceso, se identifican una serie documentos provenientes de un fondo y              una dependencia en general, se acerca máximo a un conjunto de documentos producidos en el desarrollo de     una misma actividad administrativa así que es considerado como un conjunto de documentos producidos de una misma atribución general.

Organización: se encarga de unir los documentos, clasificados por fecha, un nombre, un número de tal forma que no dañe su organización al ser solicitados.

Depuración: Es la operación que consiste en la destrucción organizada de  documentos carentes de valor por ejemplo: copias, invitaciones, borradores de documentos, manuales externos, normas tanto internas como externas en copia. Las categorías más usuales de documentos liquidados son:

Formatos en blanco –no utilizados- y que ya se encentran en desuso o desactualizados (de encuestas, de estudios, para surtir trámites).

Portafolios de publicidad de empresas privadas (ofreciendo productos, seminarios, congresos, eventos, bienes y servicios). Siempre y cuando estos documentos son se encuentren asociados a contratos u ordenes contractuales.

Copias de normatividad interna y externa (Leyes, Decretos, Circulares, Acuerdos, Resoluciones) si bien es cierto que estos documentos son un apoyo muy valioso para la gestión de muchas unidades pues orientan e informan sobre los procedimientos, requisitos, formas de adelantar aspectos de la gestión , cada oficina y/ o unidad debe tener absoluta claridad respecto a que estos documentos no se registran en la Tabla de Retención Documental (TRD), no se organizan por tanto de la misma manera que los Archivos de Gestión y lo más importante, deben ser revisados periódicamente (p. Ej. mensual, semestral o anualmente) por el jefe y/ o  director y el personal de la oficina para seleccionar cuales de ellos  han perdido vigencia y por tanto valor para la consulta y pueden ser destruidos.

Fotocopias de artículos y extractos de libros duplicados varias veces.

Documentos de carácter social (invitaciones, tarjetas de felicitación).

Documentos en borrador cuya versión definitiva se encuentre en alguna (s) de las series de la oficina.

Copias de documentos diferentes a normas pero cuya conservación está atribuida a otra oficina (P. Ej. copias de parte de la Historia Académica de un estudiante o de la Historia Laboral de un docente que se encuentren en un Departamento o Escuela, ya que la custodia de estos expedientes corresponde a la Secretaria de Facultad y Oficina de Personal de Sede respectivamente).

Limpieza: somos un servidor que busca la importancia de preservar la claridad y la originalidad de los documentos el cual confiara la larga duración vital. Consiste en la limpieza de los documentos con suma delicadeza.

Descripción: es un proceso de análisis de los documentos de archivo o de agrupaciones que permite su identificación, para la gestión o la investigación.

Para seguir en la organización se identifica la aplicación de criterios que satisfacen la necesidad de la empresa relacionando la buena organización de los documentos. Lo establecido en las leyes políticas del archivo sujetas a su orden original en su respectivo sitio, para lograr y complementar la creación de una  TRD o una TVD, con esto podemos establecer parámetros especiales para la conservación del documento.